一、簽約

原則上，本校與外國教育研究機構雙方之間應訂有校／院級之合作協議或院級、院內跨單位／中心／系所之交換學生合約，始能進行院系學生交換計畫。詳情請參閱締約注意事項。

二、申請

1. 姊妹校提名：該校經內部甄選程序決定提名人選後，以電子郵件將欲推薦的學生名單及基本資料告知本校院系承辦人，個人申請者一律不接受。
2. 申請方式：由各學院系所自行決定每學期申請及截止日期，申請表格及申請所需文件等相關資訊。
3. 收件：學生將完整的申請文件透過該校院系國際事務辦公室，於期限內寄至(電子郵件或一般郵件由各承辦單位自訂)本校院系國際事務承辦人。建議各位承辦人於學生申請時建立學生資料表格並於學生在學期間維護該表格。

三、入學許可

1. 校內公文：各院自行出簽文會辦國際事務處與教務處（註冊組／研教組），並視需要會辦校內其他單位（例如欲申請宿舍則會學務處學生住宿服務組、欲申請華語課程者則會辦國際事務處國際教育中心等），院辦決行後，由教務處協助核發院系交換生入學許可。
           範例：校內簽文、宿舍申請表格、國際生華語課及國際學生接待志工申請表格
2. ​寄送入學許可：各院直接將本校核發之入學許可函正本及錄取通知書寄至姊妹校國際事務辦公室，由其代為轉交學生本人。由於教務處僅提供中文入學許可函，建議各院可自行將重要通知事項翻譯成英文，以院系辦公室的正式信紙印出蓋章後一起寄給學生。
           範例：中英文錄取通知書

四、來臺前資訊提供

各院應提供學生各項諮詢服務，包含本校行事曆以及各重要日期、選課方式及課程資訊等等，以便交換生進行來臺前的各項準備工作。

1. 保險：所有交換學生皆須出示有效醫療及意外保險證明，保額各自最低為新臺幣1,000,000元（≒USD 30,000），且保險期間需完整涵蓋交換期。
2. 健檢：所有交換學生皆須繳交「國立臺灣大學交換暨訪問學生健康檢查表」及「國立臺灣大學-短期研修健康檢查表（丙表）」。

五、就學期間照顧輔導

1. 接機、宿舍入住及簽證：國際事務處不提供免費接機服務，若各院系有安排接待交換學生的志工／小天使學生，則可請學生從旁協助。
2. 迎新：若各院系未舉辦迎新相關活動，可向國際事務處提出參加本處主辦之校園導覽及迎新說明會之需求與出席學生名單，以俾安排。
3. 註冊：請各院系自行為來校院系交換學生辦理註冊，並確認學生提供應繳文件。完成註冊手續後，請院系承辦人填報學生個人資料表，並於學生在學期間維護該資料表內容。國際事務處交換學生計畫院系聯絡窗口會於學期開始後，請各院系承辦人提供院系交換學生個人資料以填報各項統計資料。
           範例：註冊手續單、學生個人資料表
4. 導師安排：請各院系逕自為來校交換學生安排導師。當學期之交換學生學籍資料、基本資料，可逕由臺大校園資訊網查詢下載（學生學籍資料線上查詢／下載學生基本資料）。
5. 選課：協助交換學生依本校規定辦理選課。
6. 活動訊息：各院系可將校內重要訊息通知翻譯成英文，以便轉知交換學生；本處亦會不定期轉寄學期間相關學生活動訊息至各院系承辦人。
7. 工作許可：交換學生申請工作許可，僅限持有居留證且交換期超過一學期之學生提出申請，並須經學生母校同意並簽署擔保書，請各院系依以下說明辦理交換學生工作許可申請。
   1. 接獲學生詢問申請意願，請了解申請原因並初步判斷是否符合申請資格。
   2. 請主動聯繫交換學生母校並提供工作許可申請擔保書，向母校說明並請母校同意後在該表格簽名。
   3. 提供交換學生工作許可申請流程，並提醒交換學生遞件後務必通知系所辦公室承辦人員進行審核。
8. 全民健康保險：依據全民健康保險法規定，持有外僑居留證並在臺居留滿6個月者可參加「全民健康保險」。請不要早於6個月提出申請。
9. 離校：由各院系自行決定交換生離校程序，可請交換學生繳交心得報告。
           範例：離校手續單、提前離宿證明

六、參考資料

非學位生計畫執行及辦理原則            歷屆交換學生線上查詢系統
  (來校交換及訪問學生計畫)
      2018年5月31日更新

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