校級外賓業務區域統籌
詳參本處網頁：本處成員→國際合作組
一、定義
國際訪賓為代表境外學術機構前來本校進行短時學術合作訪問者，原則上為半日。本校人員如需參考接待國際外賓相關校內資源彙整，請參考專屬網頁。
二、訪問案來源
除非自行邀請者，國際訪賓來訪訊息大體上來自外交部、教育部、科技部、駐臺機構、來訪學術機構、校內其他單位及國內他校等，以公文、電子郵件、電話及傳真等方式通知。
本校係學術研究機構，為精實學術交流品質，恕不受理旅行社等具商業行為之公司行號接洽外賓來訪業務，請諒察。
三、開案準則及本校分工原則
國際訪賓接待工作需運用本校相關資源，因人力有限，故開案與否，需審慎評估。評估重點為：來訪者是否基於共同學術互惠，真誠推動未來雙邊實質合作及加強姐妹校關係。且基於實際作業考量，若有以下情形者，以不接待為原則：
- 主要為觀光性質。
- 無具體合作可能性。
- 非姐妹校。
- 長官已另有行程。
- 通知時距來訪時間為五〈含〉個工作天以內。
由校內初步受理窗口依以下原則進行校內協商，以決定主政單位。
1. 若訪賓為國內學生團體：
（1）關乎學術：由相關院系所主政。
（2）關乎學生社團：由學生事務處主政。
2. 若訪賓為非學生身分，則依來訪主要目的，決定主政單位：
（1）來者若為行政屬性：
- a. 跨行政單位、校長或副校長等一級行政主管來訪，由國際事務處主政。
- b. 除教務處、學務處、總務處及研發處等一級行政主管來訪，由國際事務處統籌逕自評估接待與否，並主政，其餘由各單位自行評估並主政。
（2）來者若為學術屬性：
- a. 單一系所或相關領域之拜訪，由該系所主政。
- b. 單一院或單一院內跨系所或相關領域之拜訪，由該院主政。
- c. 跨院拜訪由國際事務處主政。
若訪賓由不同身分人士組成或有特殊目的，則另由初步受理窗口另行協調。
四、作業事項
國際訪賓來訪之作業繁雜，至少包括資料搜集、行程安排、後勤行政、接待及結案等五大部份。
1. 資料搜集
為求行程安排臻至妥善，主政單位應權衡狀況主動搜集以下資料：
- 訪賓個人資料：含簡歷、來訪使用語言、接觸臺灣或本校之經驗；
- 所屬機構：含機構簡介、與本校之交流紀錄；
- 訪賓來臺期間、目的及邀請單位；
- 訪賓來訪本校之日期、時間、陪同人員、交通方式、行程特殊需求；若有安排餐會之必要時，尚需瞭解訪賓有無特別之飲食偏好或禁忌；
- 與訪賓個人或所屬機構有關係之本校單位或師生個人名單，如校友；
- 本校未來可與該訪賓或機構發展之合作關係；
- 其他必要之資料。
2. 行程安排
綜合判斷所搜集之資料，初步規劃行程內容、接待單位、時間及地點，協調聯繫各相關單位後，由主政單位回報代表外賓之聯絡窗口後定案。
行程內容可為人員拜訪、單位參訪、校園參訪、座談、演講、課堂觀摩、餐敍或簽約典禮，可為單一或為複合型式。安排時，可參考以下：
- 行政首長會面：會面時間以三十分鐘為原則。
- 校園參訪：訪客中心可支援專業中、英文導覽，需在最短兩個星期之前上訪客中心網站登記，並填入相關資料（人數、機構、欲參觀時間與設施等）。時間長短以三十分鐘為原則。
- 校園設施參訪：
a. 圖書館：備有專業中、英文導覽，安排時間約三十分鐘，若有參觀特藏需要，時間為五十分鐘。需事先電話預約，並提供書面相關資料。
b. 校史館：備有專業中、英文導覽，安排時間約三十分鐘。需事先電話預約，並提供書面相關資料。每週二休館。
c. 人類學博物館：備有專業中、英文導覽，安排時間約三十分鐘。需事先電話預約，並以電子郵件或書面提供相關資料。
d. 體育館：逕洽管理單位，僅有中文導覽。
e. 學生活動中心：逕洽管理單位，僅有中文導覽。 - 餐宴：有必要時，需事先安排處理經費、場地、參與人、座位安排、來回交通、菜單，必要時製作餐卡、名牌、座位表、歡迎海報。當日可安排人員負責迎接導引者佳。
- 座談、演講：有必要時，需事先處理場地、設施設備、議程、宣傳等；必要時需製作書面資料、名牌、海報、攝影或紀錄。
- 簽約典禮：需事先安排場地、流程、參與人、合約、海報、名牌製作、現場工作人員分工及禮物等，視需要處理傳媒文宣。
3. 後勤行政
- 文書處理
於行程安排定案後，主政單位原則上至遲應於五個工作日前簽陳，由最高接待長官核定。行程內所涉及單位，可自行判斷，最高原則是時效之掌握。 - 各式書面表單製作
視需要製作行程表、歡迎海報、活動海報、會議資料、名牌、餐卡、座位表等。 - 本校簡介及贈禮預備
通知受訪單位或由主政單位自行預先準備提供來賓之簡介資料。 - 交通安排
需確認有無代為接送、叫車、放行大型遊覽車暫停於大門空地等需求。需注意，總務處日前表示除特殊情況如天候不佳、外賓行動不便等外，大於九人座車輛之大型遊覽車禁止駛入校園，僅能在大門空地暫停十分鐘供外賓上下車，並提早三日前向總務處事務組申請。 - 場地確認
事前確認場地可使用無誤，並需儘速申請借用，同時在會前預為適當之佈置、清潔。
4. 接待
- 當日工作人員宜注意服裝、儀態及態度，確認備妥無誤後，準時到約定地點迎接導引。必要時，於過程中進行解說、紀錄或照相。
5. 結案
- 國際處接待外賓活動紀錄增列至本處E化系統及網頁。同時主政單位應至「臺大國際交流資訊系統」（需以 MyNTU帳號密碼登入）登錄相關資料，追踪後續工作，如簽約、互訪及合作等。
若您使用「臺大國際交流資訊系統」有問題，請不吝參閱國際處說明網頁。